Wieso müssen Sie nicht lange suchen?

    Aktenmanagement

    Effektiv und sicher archivieren

    • Wie organisieren Sie Ihre Ablage von Belegen, Rechnungen, Verträgen, Reports, Buchhaltungs- und Geschäftsdaten? 
    • Können Sie beziffern, was eine ordentliche Archivierung an Personal- und Facility-Kosten verursacht?
    • Und wie sind die Möglichkeiten, mit einem digitalen Archiv das Papieraufkommen zu reduzieren?

    Wir organisieren und optimieren Ihr Akten- und Dokumentenarchiv ganz nach Ihren Wünschen: Einzeln sortiert in unseren Regalanlagen, in Kartonagen verpackt oder in Kartons auf Europaletten gestapelt. Darüber hinaus begleiten wir Sie auf dem Weg zu Ihrem papierlosen Büro. Zu dem Kundenkreis im Bereich Aktenmanagement zählt HARDER logistics unter anderem Rechtsanwälte, Steuerberater, Insolvenzkanzleien, Banken, medizinische Institute, Behörden und Ämter sowie Konstruktions- und Planungsbüros.

    Unsere Leistungen – Ihr Vorteil

    • 24/7-Service – Verfügbarkeit: Bei unserem Hol- und Bringservice im 24/7-Service können Sie einzelne Akten sowie gesamte Kartons oder Paletten anfordern. 
    • Digitalisierung und Indexierung: Die digitale Archivierung beinhaltet die Erfassung, Codierung und Indexierung der Dokumente. Dadurch ist der schnelle Zugriff jederzeit gewährleistet.
    • Höhere Wirtschaftlichkeit: Reduzierte Kosten bei der Verwaltung und dem Auffinden Ihrer Informationen.
    • Sichere Vernichtung: Wir übernehmen die fachgerechte Aktenvernichtung nach Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist inkl. Entsorgungsnachweis.

    Unser Lager bietet optimale Bedingungen

    Am Anfang stehen ein paar Regale mit den alten Unterlagen, im Laufe der Jahre kommen weitere dazu. Ein Aktenarchiv kann sich zu einem Platzfresser entpuppen. Die Aufbewahrungspflicht, die in Einzelfällen bis zu 99 Jahre dauert, verhindert die anderweitige Nutzung der Flächen. Dabei gibt es im Alltag kaum einen Anlass, auf das Archiv zuzugreifen. Die wirtschaftliche Lösung gibt es bei HARDER logistics. 

    Wir beherbergen zur Zeit 32 laufende Kilometer Akten für diverse Kunden, darunter eine Medizinforschungsanstalt mit einer Aufbewahrungspflicht von 99 Jahren. Genug Platz ist in den 12.500 m² großen Hallen vorhanden. Unsere Archivanlagen sind GMP-zertifiziert und mit den höchsten Sicherheitsstandards ausgestattet und werden durch digitale Zugangskontrollen permanent überwacht. Außerdem halten wir in den Räumen die Temperatur und Luftfeuchtigkeit konstant und gewährleisten so die jahrzehntelange Lesbarkeit der archivierten Dokumente und Akten. 

    Unsere Archive, Ihre Vorteile

    • Zutrittskontrolle und Bewegungsmelder,
    • Flexibler Zugriff auf Ihre Unterlagen,
    • Jede Bewegung der Akte wird lückenlos dokumentiert,
    • Überwachung der Temperatur und Luftfeuchtigkeit,
    • Moderne Brandmeldesysteme und CO2-Feuerlöscher zum Schutz von Akten und Datenträgern im Ernstfall,
    • Nur ein mit jährlich aktualisiertem Führungsausweis autorisierter Personenkreis darf auf die Akten zugreifen,
    • Hochsichere und klimatisierte Fahrzeuge,
    • Zertifizierung ISO 9001:2008.

    Auf dem Weg zum papierlosen Büro

    Im Aktenmanagement spiegelt sich auch immer ein Stück der Unternehmensgeschichte wider. Bei natürlich gewachsenen Strukturen geht damit auch oftmals eine mangelhafte Übersicht einher. Gründe dafür können verschiedenste Dokumentenformate sein oder, dass Geschäftsbereiche hinzugekommen oder weggefallen sind. Hinzu kommen die Medienbrüche – zwischen Papierakte, Computerlaufwerk und Applikation.

    Durch die Professionalisierung des Aktenmanagements mit HARDER logistics erhöhen Sie die Transparenz und sichern sich damit einen schnellen Zugriff auf Ihre Dokumente. Einen wichtigen Beitrag kann hier die Digitalisierung leisten. Weniger Papier, geringerer Platzbedarf, besserer Überblick und schnellerer Zugriff sind nur einige der Vorteile. Wir beraten und begleiten Sie dabei, Ihre Daten und Akten digital zu indexieren und archivieren.  

    Digitale Lösungen helfen bei der Archivierung

    • das Papieraufkommen zu reduzieren,
    • Prozesse schlanker zu gestalten,
    • die Produktivität Ihrer Mitarbeiter zu steigern,
    • Risiken für Ihr Unternehmen zu reduzieren.

    Mehr Service

    Marcello Danieli Harder

    Ihr Ansprechpartner
    Marcello Danieli


    Tel.: +49 731 400 197 - 0
    m.danieli@harder-logistics.com

    Aktenmanagement seit 2012

    Zu einem weiteren wichtigen Standbein hat sich seit 2012 das Aktenmanagement gemausert. Der Auslöser war die Anfrage eines Herstellers für Salzwasserrückgewinnungsanlagen für U-Boote und Kreuzfahrtschiffe. Er suchte eine Lösung, der 30-jährigen Aufbewahrungspflicht seiner Konstruktionszeichnungen nicht mehr im eigenen Haus nachkommen zu müssen.

    Privatumzug